Termini di servizio

1.1 BUILDQUOTE AI è un software usato via internet. Con il servizio il Cliente raccoglie le richieste dei propri clienti, carica documenti, prepara preventivi a partire dal proprio listino, genera proposte (pagina online e PDF) e ne segue le risposte.

1.2 Il servizio è riservato a chi agisce per la propria attività imprenditoriale, artigianale, commerciale o professionale: imprese edili, installatori, artigiani, professionisti. Non è destinato ai consumatori. Chi crea l'account o accetta un invito dichiara di agire per un'impresa o come professionista.

1.3 Le funzioni disponibili dipendono dalle integrazioni collegate al servizio (invio delle email, intelligenza artificiale, WhatsApp, pagamenti online). Lo stato reale di ciascuna è mostrato nell'area riservata, in Impostazioni → Integrazioni: una funzione non collegata non viene presentata come attiva.

2.1 L'account dell'azienda nasce con una richiesta di accesso inviata dal sito oppure con un invito che il Fornitore manda al Titolare. Chi invia la richiesta indica i propri dati e quelli dell'impresa, compresa la Partita IVA, e sceglie le proprie credenziali: con la richiesta nascono il suo account e l'azienda, che resta in attesa di approvazione.

• Il Fornitore esamina ogni richiesta a mano: in media servono 48 ore. È un tempo medio, non un termine: una richiesta può richiedere più o meno tempo e non si considera mai accolta per il solo passare del tempo.
• La richiesta non dà diritto all'attivazione del servizio: il Fornitore non è tenuto ad accoglierla.
• Finché la richiesta è in attesa le funzioni del servizio non sono disponibili: accedendo con le proprie credenziali il richiedente vede lo stato della richiesta e può ritirarla.
• Se la richiesta non viene accolta, viene ritirata dal richiedente o resta in attesa per più di 60 giorni, l'azienda nata con la richiesta e i dati della richiesta vengono cancellati, insieme all'account del richiedente se non fa parte di altre aziende. Nel servizio restano solo righe di registro con la data e i conteggi, senza dati del richiedente; le copie di sicurezza si estinguono nei tempi del paragrafo 12.7.
• Dopo l'approvazione l'azienda può usare il servizio; quando il pagamento online è attivo (paragrafo 3.2), prima il Titolare attiva l'abbonamento dall'area riservata.

Il Titolare invita poi le altre persone e assegna a ciascuna un ruolo: Titolare, Amministratore, Responsabile preventivi o Collaboratore.

2.2 Chi crea l'account o accetta un invito accetta questi termini e conferma di aver letto l'informativa privacy spuntando una casella. Il servizio registra la data, l'ora e la versione dei testi accettati.

2.3 Il Cliente risponde dell'uso del servizio da parte delle persone che invita e dei ruoli che assegna, e mantiene veri e aggiornati i dati della propria azienda.

2.4 Le credenziali sono personali. Un accesso non autorizzato, o il sospetto che una password sia nota ad altri, va segnalato subito a Edoardo@edoardoraffaelli.com.

3.1 Il canone, l'eventuale costo di attivazione, la periodicità (mensile o annuale) e il regime IVA applicato sono indicati nel modulo d'ordine.

3.2 Il pagamento avviene con bonifico bancario a fronte di fattura, salvo diversa indicazione nel modulo d'ordine. Il pagamento online non è attivo su questo servizio. Scadenze e modalità di fatturazione sono quelle del modulo d'ordine.

3.3 Non sono previsti costi per esportare i dati né per passare a un altro fornitore (clausola 12).

3.4 Se un pagamento non arriva alla scadenza si applica la clausola 6.

4.1 Ogni azienda può creare fino a 100 preventivi per mese di calendario (ora italiana). Il modulo d'ordine può fissare un tetto diverso per la singola azienda.

4.2 Il tetto riguarda la creazione di nuovi preventivi. Dall'80% del tetto il servizio mostra un avviso; raggiunto il tetto non se ne possono creare altri fino all'inizio del mese successivo o a un aumento concordato con il Fornitore. I preventivi già creati restano disponibili.

4.3 L'utilizzo del mese e il tetto in vigore sono mostrati nell'area riservata, in Impostazioni → Piano.

4.4 Valgono per tutti alcuni limiti tecnici: ogni file caricato può pesare al massimo 25 MB, e il servizio limita le richieste ripetute in poco tempo per prevenire abusi.

5.1 Il contratto decorre dall'attivazione dell'account e dura per il periodo indicato nel modulo d'ordine. Se il modulo d'ordine non indica una durata, il contratto è a tempo indeterminato.

5.2 Nel contratto a tempo indeterminato e nel piano mensile il Cliente può recedere in qualsiasi momento, con una comunicazione scritta al Fornitore (clausola 17). Il recesso ha effetto alla fine del periodo già pagato.

5.3 Il piano annuale dura dodici mesi e non si rinnova da solo: prosegue per altri dodici mesi solo se il Cliente paga il nuovo periodo. [da completare: trattamento dei canoni già pagati se il Cliente esce prima della scadenza di un piano annuale, da definire con l'avvocato]

5.4 In ogni momento, qualunque sia la durata concordata, il Cliente può avviare l'uscita descritta alla clausola 12 per passare a un altro fornitore o riprendersi i dati.

5.5 Il Fornitore può recedere dal contratto con un preavviso scritto di almeno 60 giorni. In questo caso restituisce al Cliente la parte di canone già pagata per il periodo successivo alla fine del contratto, e il Cliente conserva tutti i diritti della clausola 12.

5.6 Se una parte viola in modo grave questi termini e non rimedia entro 15 giorni dalla diffida scritta dell'altra parte, quest'ultima può risolvere il contratto.

5.7 Alla fine del contratto, per qualunque causa, si applica la clausola 12: il Cliente può esportare i propri dati prima che vengano cancellati.

6.1 Il Fornitore può sospendere il servizio per un'azienda in questi casi: (a) mancato pagamento, dopo un sollecito scritto che lascia almeno 15 giorni per pagare; (b) violazione della clausola 7 o contenuti illegali, nei modi della clausola 8; (c) un rischio concreto per la sicurezza del servizio o dei dati, per il tempo necessario a rimuoverlo.

6.2 Durante la sospensione non si possono inviare nuove proposte né pubblicare nuove versioni di quelle già inviate, creare nuovi preventivi né caricare documenti; non si avvia l'analisi con intelligenza artificiale e i promemoria automatici restano in attesa. Restano sempre disponibili la consultazione dei dati, i PDF già generati e l'esportazione completa dei dati: la sospensione non impedisce l'uscita della clausola 12.

6.3 Il Fornitore comunica la sospensione per iscritto al Titolare, indicando il motivo, da quando decorre e che cosa fare per farla cessare. Lo stato «Sospeso» è visibile nell'area riservata, in Impostazioni → Piano.

6.4 Il Fornitore riattiva il servizio quando riceve il pagamento o quando la causa della sospensione è stata rimossa. La sospensione non cancella alcun dato.

7.1 Il Cliente usa il servizio per preparare e gestire i preventivi della propria attività, nel rispetto della legge.

7.2 Non è consentito:

• caricare o inviare contenuti illegali, diffamatori, ingannevoli o che violano i diritti di altri;
• inserire dati personali di terzi senza averne titolo, o dati che il servizio non richiede, come quelli sulla salute;
• tentare di accedere ai dati di altre aziende o aggirare i controlli di accesso, i limiti tecnici e i tetti del piano;
• caricare file dannosi o mettere alla prova la sicurezza del servizio senza un accordo scritto con il Fornitore;
• usare il servizio in modo automatizzato e massivo, rivenderlo o farlo usare ad altre aziende senza un accordo scritto;
• usare il servizio per inviare comunicazioni indesiderate;
• usare il servizio o i risultati dell'analisi per valutare persone (clausola 10).

7.3 Una violazione può portare alla limitazione dei contenuti o alla sospensione, con le garanzie delle clausole 6 e 8.

8.1 Richieste, documenti, foto, listini, preventivi e proposte restano del Cliente, che risponde della loro correttezza e liceità. Il Fornitore li conserva e li elabora solo per fornire il servizio.

8.2 Per questi contenuti il Fornitore presta un servizio di memorizzazione di informazioni ai sensi del Regolamento (UE) 2022/2065. Non li esamina in modo preventivo per valutarne la liceità e non usa strumenti automatici per limitarli o rimuoverli: i soli controlli automatici riguardano il tipo e la dimensione dei file caricati. Ogni decisione su un contenuto è presa da una persona.

8.3 Sono vietati i contenuti indicati alla clausola 7. Quando il Fornitore viene a conoscenza di un contenuto illegale o contrario a questi termini può renderlo inaccessibile, rimuoverlo o, nei casi gravi o ripetuti, sospendere l'account (clausola 6).

8.4 Chiunque può segnalare un contenuto che ritiene illegale scrivendo a Edoardo@edoardoraffaelli.com. La segnalazione indica: perché il contenuto è ritenuto illegale; dove si trova, con l'indirizzo esatto della pagina; nome ed email di chi segnala; la dichiarazione di agire in buona fede e che le informazioni sono esatte e complete. Il Fornitore conferma di aver ricevuto la segnalazione, la esamina e comunica a chi l'ha fatta la decisione presa e come contestarla.

8.5 Quando limita un contenuto o sospende un account per questi motivi, il Fornitore lo comunica al Cliente interessato con una motivazione scritta: che cosa è stato deciso e per quanto tempo, i fatti, la norma o la clausola violata e come contestare la decisione.

8.6 Il Cliente può contestare la decisione scrivendo allo stesso indirizzo: il reclamo è riesaminato da una persona e riceve una risposta motivata. Resta fermo il diritto di rivolgersi al giudice.

8.7 Il Fornitore informa le autorità competenti quando viene a conoscenza di informazioni che fanno sospettare un reato che minaccia la vita o la sicurezza di una persona.

8.8 Il punto di contatto unico per le autorità e per chi usa il servizio è indicato nelle Note legali.

9.1 Il servizio prepara bozze di preventivo. Prezzi, costi, quantità, aliquote IVA, ricarichi e testi vengono dal listino, dalle regole e dai dati inseriti dal Cliente; i totali sono calcolati dal programma a partire da quei dati.

9.2 I lavori e le quantità ricavati dall'analisi di richieste e documenti, con le regole o con l'intelligenza artificiale, sono suggerimenti: una persona del Cliente li conferma, li corregge o li scarta.

9.3 Se manca un prezzo o un'aliquota il programma lo segnala: non stima il valore che manca.

9.4 Nessuna proposta viene inviata al destinatario senza che una persona autorizzata dal Cliente abbia approvato il preventivo. I promemoria automatici riguardano solo proposte già inviate.

9.5 Prima dell'invio il Cliente verifica il preventivo: prezzi, quantità, IVA e regime fiscale applicato, norme tecniche e di settore, tempi e condizioni. Il contratto che nasce dall'accettazione di una proposta è tra il Cliente e il suo cliente: il Fornitore non ne è parte.

9.6 Il servizio non fornisce consulenza fiscale, legale o tecnica. I listini di avvio e i dati dimostrativi contengono valori di esempio, non prezzi di mercato: vanno sostituiti con quelli del Cliente.

10.1 L'analisi con intelligenza artificiale è facoltativa e nasce spenta. Si può usare solo se il Fornitore ha collegato un fornitore di AI al servizio e se un amministratore del Cliente la attiva con una scelta esplicita nelle impostazioni, dopo aver letto quali dati vengono inviati e a chi. Oggi è collegato: DeepSeek.

10.2 Quando è attiva, l'AI legge richieste e documenti, propone lavori, quantità e abbinamenti con il listino e segnala incongruenze. Non stabilisce prezzi, totali, aliquote o margini: i numeri economici li calcola sempre il programma.

10.3 L'AI può sbagliare o tralasciare informazioni. I suoi risultati sono suggerimenti, riconoscibili come tali, che una persona del Cliente conferma, corregge o scarta (clausola 9).

10.4 Al fornitore di AI vengono inviati il testo della richiesta, il testo letto dai documenti, le descrizioni dei lavori e delle righe del preventivo e le voci del listino proposte per l'abbinamento; non partono costi, prezzi e margini calcolati dal programma. Prima dell'invio il programma sostituisce con un segnaposto email, numeri di telefono, codici fiscali, partite IVA e IBAN che riconosce, e il nome del cliente quando in anagrafica ha almeno due parole ed è scritto per intero (un nome di una sola parola non viene sostituito); non può riconoscere con certezza nomi e indirizzi scritti in un testo libero. Foto e documenti scansionati partono solo se il Cliente sceglie di inviarli. L'elenco completo è nel testo che il Cliente legge e accetta prima di attivare l'AI; il fornitore di AI è indicato nell'informativa privacy.

10.5 Il servizio serve a preparare preventivi. Non va usato, e i risultati dell'analisi non vanno usati, per valutare persone: selezione o valutazione di lavoratori, affidabilità o solvibilità di una persona, profilazione.

10.6 Per ogni azienda vale un tetto mensile di 300 richieste all'AI: raggiunto il tetto, l'analisi prosegue con le regole, senza AI, fino al mese successivo.

10.7 Quando un preventivo è stato preparato con il supporto dell'AI, la pagina della proposta e il PDF lo dichiarano a chi li riceve.

11.1 Per i dati personali che il Cliente inserisce nel servizio (i suoi clienti, i loro contatti, indirizzi, richieste e documenti) il Cliente è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Il rapporto è regolato dall'accordo sul trattamento dei dati allegato al modulo d'ordine, basato sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea (Decisione di esecuzione (UE) 2021/915). Chi usa il servizio senza un modulo d'ordine firmato chiede l'accordo a Edoardo@edoardoraffaelli.com prima di inserire dati personali di terzi.

11.2 Spetta al Cliente informare i propri clienti del trattamento dei loro dati e avere una base giuridica per trattarli.

11.3 Per i dati degli account e delle aziende abbonate il Fornitore è titolare del trattamento: vale l'informativa privacy.

11.4 I fornitori che trattano dati per conto del Fornitore sono elencati nell'informativa privacy, che riporta quelli davvero collegati al servizio. Prima di aggiungerne o sostituirne uno il Fornitore avvisa il Cliente, con il preavviso previsto dall'accordo sul trattamento dei dati.

11.5 Ciascuna parte tiene riservate le informazioni non pubbliche dell'altra. Il Fornitore accede ai contenuti del Cliente solo per fornire il servizio, per l'assistenza chiesta dal Cliente, per la sicurezza o quando la legge lo impone; non li vende e non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

11.6 Se una violazione dei dati riguarda i dati del Cliente, il Fornitore lo avvisa senza ingiustificato ritardo e gli dà le informazioni di cui dispone, perché possa valutare i propri obblighi.

12.1 In ogni momento il Cliente può decidere di passare a un altro fornitore, di portare i dati su una propria infrastruttura o di farli cancellare (Regolamento (UE) 2023/2854). Lo comunica per iscritto al Fornitore (clausola 17).

12.2 Il Fornitore non può chiedere un preavviso superiore a 2 mesi. Se il Cliente non indica una data, l'uscita si avvia quando il Fornitore riceve la comunicazione.

12.3 Dalla fine del preavviso decorre un periodo di transizione di 30 giorni di calendario. In questo periodo il servizio continua a funzionare, con lo stesso livello di sicurezza, e il Fornitore dà al Cliente un'assistenza ragionevole: istruzioni sull'esportazione e risposte sulla struttura e sul formato dei dati. Il Cliente può prolungare una volta il periodo di transizione, indicando la durata che gli serve.

12.4 Finito il periodo di transizione, per almeno altri 30 giorni di calendario il Cliente può ancora scaricare i propri dati.

12.5 L'esportazione comprende tutti i dati e i file dell'azienda in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina: un archivio ZIP con i dati in JSON e CSV e i file originali. Ne restano fuori i segreti tecnici e i dati di sicurezza e di funzionamento interno elencati nella pagina Dati e portabilità, che descrive contenuto e formato e fa parte del contratto. Il Titolare può scaricarla in autonomia dall'area riservata, in Impostazioni → Dati e privacy.

12.6 L'esportazione, l'assistenza durante la transizione e il passaggio non hanno costi, e non sono previste penali per l'uscita. Per i canoni vale la clausola 5.

12.7 Alla fine del periodo di recupero, o prima se il Cliente lo chiede, il Fornitore cancella tutti i dati e i file dell'azienda. Il Titolare può anche eliminare l'azienda da sé, dalla stessa pagina delle impostazioni. Le copie di sicurezza che contengono quei dati si estinguono entro 14 giorni. Dopo la cancellazione restano solo: una riga di registro con la data e i conteggi, senza dati dell'azienda; il conteggio tecnico delle richieste all'AI, senza azienda, senza autore e senza testi; i documenti contabili che il Fornitore deve conservare per legge.

12.8 Il contratto si considera concluso quando il passaggio è completato oppure, se il Cliente ha chiesto solo la cancellazione, alla fine del preavviso. Il Fornitore ne dà conferma scritta.

12.9 Gli stessi diritti valgono quando il contratto finisce per qualsiasi altra causa, compresi il recesso del Fornitore e la risoluzione.

13.1 Il Fornitore lavora perché il servizio sia disponibile con continuità, ma non promette una percentuale di disponibilità né tempi di ripristino.

13.2 Aggiornamenti e manutenzione possono comportare brevi interruzioni. Quando un'interruzione è prevedibile il Fornitore la comunica in anticipo, se possibile.

13.3 Il Fornitore esegue copie di sicurezza periodiche del database e dei file, conservate fino a 14 giorni sul server. Le copie servono a ripristinare il servizio dopo un guasto, non a recuperare un singolo dato cancellato dal Cliente.

13.4 Il Cliente può esportare i propri dati quando vuole (clausola 12).

13.5 L'assistenza si chiede scrivendo a Edoardo@edoardoraffaelli.com, in italiano. Non sono promessi tempi di risposta.

14.1 Niente in questi termini esclude o limita la responsabilità del Fornitore per dolo o colpa grave (art. 1229 del codice civile), né negli altri casi in cui la legge non lo consente.

14.2 Fuori da quei casi, la responsabilità complessiva del Fornitore verso il Cliente, per qualunque titolo, non supera l'importo dei canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti il fatto da cui deriva il danno. [da completare: misura del tetto ed esclusioni, da confermare con l'avvocato]

14.3 Fuori dagli stessi casi il Fornitore non risponde di mancati guadagni, perdita di clienti o di commesse e altri danni indiretti.

14.4 Il Fornitore non risponde del contenuto dei preventivi e delle proposte che il Cliente ha approvato e inviato, né dei rapporti tra il Cliente e i suoi clienti (clausola 9).

14.5 Il Fornitore non risponde di interruzioni o ritardi dovuti a cause fuori dal suo ragionevole controllo, compresi i guasti delle reti e dei fornitori di infrastruttura.

15.1 Il Fornitore può modificare questi termini per adeguarli a nuove norme, per ragioni di sicurezza, per l'aggiunta o la modifica di funzioni o per il cambio di un fornitore. Ogni versione ha una data, riportata in alto.

15.2 Le modifiche sono comunicate al Titolare per email con almeno 30 giorni di preavviso, indicando che cosa cambia e da quando.

15.3 Il Cliente che non accetta una modifica può recedere, senza costi, prima che entri in vigore: il Fornitore gli restituisce la parte di canone già pagata per il periodo successivo al recesso. Restano fermi i diritti della clausola 12.

15.4 Il prezzo concordato nel modulo d'ordine non cambia per il periodo già pagato. Una modifica del prezzo vale solo dal periodo successivo, se comunicata con lo stesso preavviso.

15.5 Il Fornitore può aggiornare il servizio. Se una funzione essenziale viene tolta o ridotta in modo sostanziale si applicano il preavviso e il diritto di recesso di questa clausola.

16.1 Il software, il suo nome, l'interfaccia e i testi sono del Fornitore. Il Cliente riceve il diritto di usare il servizio per la propria attività, per la durata del contratto; il diritto non è esclusivo e non può essere ceduto.

16.2 I contenuti del Cliente restano del Cliente. Il Fornitore non acquista alcun diritto su di essi, salvo quello di elaborarli per fornire il servizio.

17.1 Le comunicazioni al Fornitore si mandano a Edoardo@edoardoraffaelli.com. Le comunicazioni al Cliente si mandano all'indirizzo email del Titolare dell'account.

17.2 Se il modulo d'ordine e questi termini dicono cose diverse, prevale il modulo d'ordine. Sul trattamento dei dati personali prevale l'accordo sul trattamento dei dati.

17.3 Se una clausola risulta invalida, le altre restano valide. Non esercitare subito un diritto non significa rinunciarvi.

17.4 Il Cliente può salvare e stampare questa pagina. Su richiesta il Fornitore invia copia della versione che il Cliente ha accettato.

18.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana.

18.2 Per ogni controversia relativa al contratto è competente in via esclusiva il Foro di Roma.

19.1 Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, le clausole elencate qui sotto hanno effetto solo se il Cliente le approva specificamente per iscritto:

• paragrafo 5.5 (Recesso del Fornitore): facoltà di recedere dal contratto;
• clausola 6 (Sospensione del servizio): facoltà di sospendere l'esecuzione del contratto;
• clausola 14 (Limitazione di responsabilità): limitazioni di responsabilità;
• clausola 15 (Modifiche dei termini e del servizio): modifica delle condizioni decisa da una sola parte;
• paragrafo 18.2 (Foro competente esclusivo): deroga alla competenza dell'autorità giudiziaria.

19.2 L'approvazione si dà con una seconda firma sul modulo d'ordine, che riporta lo stesso elenco. La casella spuntata alla creazione dell'account vale come accettazione di questi termini, ma non come approvazione specifica di queste clausole.